El correo con el enlace a la prueba de idioma es parte del proceso de admisión. El candidato necesita saber qué debe hacer, cuándo y cómo conocerá el resultado. Para el equipo que lo acompaña, ese mensaje también es una oportunidad para anticipar dudas y dejar claro quién atiende cada consulta.
Una plantilla compartida permite mantener una base común y adaptar lo necesario a cada programa. Para que resulte útil, tiene que apoyarse en un circuito acordado: qué prueba corresponde, quién ayuda si hay una incidencia y cómo se incorpora el resultado al expediente.
Qué necesita saber el candidato
Antes de enviar el enlace, merece la pena revisar el mensaje desde la perspectiva de quien va a realizar la prueba.
Qué prueba debe hacer. Indica el idioma y el nombre de la evaluación. Si el candidato tiene varias pruebas asignadas, aclara cuáles debe completar. El enlace debe corresponder al examen que tiene habilitado.
Cuándo y en qué condiciones. Incluye la fecha límite y las instrucciones que correspondan: tiempo que debe reservar, equipo, navegador, identificación y material permitido. Es preferible enlazar unas instrucciones actualizadas que mantener distintas versiones en los correos de cada asesor.
Para qué se utilizará el resultado. Explica si la prueba sirve para comprobar un requisito de acceso, orientar la asignación de grupo o realizar un diagnóstico. Si existe un nivel mínimo, indica el que corresponda al programa y evita anticipar una decisión de admisión basándote únicamente en la realización del examen.
Dónde pedir ayuda. Distingue el contacto para problemas de acceso o funcionamiento del contacto para preguntas sobre la candidatura. Añade qué información debe facilitar: nombre, correo de registro, prueba que intenta realizar y descripción del problema.
Qué ocurrirá al terminar. Señala cómo se comunicará el resultado, el plazo confirmado —si lo hay— y si el candidato tendrá que realizar algún trámite adicional.
Una plantilla de correo para adaptar
Este modelo sirve como base. Antes de enviarlo, sustituye todos los campos entre corchetes y elimina las indicaciones que no correspondan a vuestro proceso.
Asunto: Prueba de [idioma] para tu solicitud de admisión en [programa]
Hola, [nombre]:
Para continuar con tu solicitud de admisión en [programa], debes completar la prueba de [idioma] antes del [fecha y hora, con zona horaria].
Puedes acceder desde aquí: [enlace verificado].
Realiza estas secciones: [secciones o pruebas asignadas]. Antes de empezar, revisa las instrucciones y los requisitos técnicos: [enlace a las instrucciones actualizadas].
El resultado se utilizará para [explicar la finalidad de la prueba]. El requisito de idioma de tu programa es [requisito aplicable, si corresponde].
Si tienes un problema de acceso o una incidencia durante la prueba, escribe a [contacto de soporte]. Incluye tu nombre, el correo con el que accedes y una descripción del problema. Si adjuntas una captura, procura que no muestre contraseñas ni otros datos sensibles.
Para cualquier pregunta sobre tu solicitud de admisión, puedes contactar con [asesor o equipo].
Cuando termines, [explicar cómo recibirá el resultado y qué sucederá después]. [Añadir el plazo de comunicación únicamente si está confirmado].
Un saludo,
[Nombre y equipo]
El circuito que debe funcionar detrás del correo
La plantilla resuelve la comunicación, pero necesita que el equipo tenga claras algunas responsabilidades.
Por ejemplo, imaginemos que una candidata termina la prueba el martes. El jueves pregunta si ya puede continuar con su matrícula. Para responder, su asesor necesita saber dónde consultar el resultado, si queda alguna corrección pendiente y quién confirma que cumple el requisito del programa.
Ese recorrido se puede revisar con cuatro preguntas:
- ¿Quién comprueba si la prueba está completada y si el resultado está disponible?
- ¿Dónde consulta el equipo ese resultado?
- ¿Quién revisa el cumplimiento del requisito y actualiza el expediente?
- ¿Quién informa al candidato del siguiente paso?
En centros con varios programas o campus, conviene concretar también a qué equipo se deriva cada caso. Un buzón de soporte puede resolver una incidencia técnica, pero necesitará un contacto de la universidad para las cuestiones de admisión.
Cómo encaja Langoo en este proceso
Langoo Assessment permite evaluar las cuatro competencias lingüísticas y obtener un informe de nivel. La expresión escrita y oral se evalúan mediante IA con validación humana profesional.
Al preparar su uso en un proceso de admisión, el trabajo incluye concretar cómo accede el candidato a la prueba, qué instrucciones recibe, cómo se gestionan las incidencias y de qué manera consulta los resultados el equipo del centro.
El informe aporta información para comprobar el requisito lingüístico que haya establecido la universidad. La decisión sobre la candidatura corresponde al centro, y el informe no constituye una certificación oficial de idiomas.
Si estáis revisando este circuito, podemos enseñaros cómo funciona Langoo y valorar su encaje en vuestro proceso de admisión.
